РЕГЛАМЕНТ Софіївського районного суду Дніпропетровської області

ЗАТВЕРДЖЕНО      Наказом голови Софіївського районного  суду Дніпропетровської області « 29 »  листопада  2017 року № 70

РЕГЛАМЕНТ

Софіївського районного суду Дніпропетровської області 

1. Загальні положення

1.1. Регламент Софіївського  районного суду Дніпропетровської області  встановлює порядок організації діяльності суду, пов’язаної із здійсненням його повноважень.

1.2. Регламент є відомчим нормативно – правовим актом, затверджується наказом голови суду і встановлює розпорядок роботи суддів та працівників апарату суду, визначає процедуру планування, порядок проведення оперативних нарад та зборів,  контрольної діяльності, ведення кадрової роботи, судової статистики, діловодства,  порядок розгляду звернень громадян, організацію зв’язків з засобами масової інформації, інші питання внутрішньої діяльності суду.

1.3. Затвердження, скасування, внесення змін та доповнень до Регламенту здійснюється наказом голови Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

1.4.  Регламент суду є обов’язковим для виконання працівниками апарату суду і суддями в частині, що їх стосується. Особи винні у порушенні Регламенту, можуть бути притягнуті до відповідальності у встановленому законодавством порядку.

1.5.  Робота суду, апарату суду та його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком питань, що становлять державну таємницю чи належать до службової, конфіденційної інформації. Порядок допуску відвідувачів до приміщень суду і доступу до публічної інформації суду регулюється Положеннями, розпорядженнями та наказами голови суду та керівника апарат суду.

 2. Організація роботи Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

2.1.  Софіївський районний суд Дніпропетровської області  очолює голова суду та керівник апарату суду.

2.2.    До адміністрації суду входять: голова суду, керівник апарату суду та заступник керівника апарату суду.

2.3. Розмежування обов’язків між керівником апарату та його заступником, визначення ступеня їх відповідальності регулюється посадовими інструкціями, внутрішніми наказами керівника апарату суду та Положенням про апарат суду .

2.4. Положення про апарат суду розробляється на підставі типового положення про апарат суду, який затверджується зборами суддів Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

2.5. До апарату суду для кадрового обслуговування прикріплюються помічники суддів, що належать до посад патронатної служби  на яких поширюється дія законодавства про працю, крім статей 39-1, 41-43-1, 49-2 Кодексу законів про працю України. Правовий статус помічників суддів визначається Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням «Про помічника судді суду загальної юрисдикції».

2.6. Порядок організації діяльності апарату суду, пов'язаний із здійсненням його повноважень, встановлюється Положеннями про апарат суду та його структурні підрозділи, правилами внутрішнього службового розпорядку суддів та працівників апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

2.7. На виконання Рішення Ради суддів України № 14 від 12 березня 2015 року у суді обрано суддю-спікера для покращення співпраці зі ЗМІ. Зокрема, було розроблено «Концепцію інформаційно-комунікаційної стратегії Ради суддів України»1, яка визначила серед пріоритетних завдань судової влади налагодження комунікацій із журналістами та суспільством. У суді виконання обов’язків прес-секретаря  покладено на керівника апарату суду.

2.8. Кожен має право на участь у розгляді своєї справи у визначеному процесуальним законом порядку.

2.9. Суддя розглядає справи, одержані згідно з порядком розподілу судових справ. На розподіл судових справ між суддями не може впливати бажання судді чи будь яких осіб.

2.10. Кожен має право на правову допомогу, у випадках передбачених законом, ця допомога надається безоплатно.

2.11. Відповідно до ч.4 ст.11 Закону України «Про судоустрій і статус суддів»  Особи, присутні в залі судового засідання, представники засобів масової інформації можуть проводити в залі судового засідання фотозйомку, відео та аудіо-запис з використанням портативних відео та аудіо-технічних засобів без отримання окремого дозволу суду, але з урахуванням обмежень, встановлених законом. Трансляція судового засідання здійснюється з дозволу суду.

Проведення в залі судового засідання фотозйомки, відеозапису, а також трансляція судового засідання повинні здійснюватися без створення перешкод у веденні засідання і здійсненні учасниками судового процесу їхніх процесуальних прав. Суд може визначити місце в залі судових засідань, з якого має проводитися фотозйомка, відеозапис.

2.12. При розгляді справ перебіг судового процесу фіксується технічними засобами в порядку, встановленому процесуальним законом.

2.13.Учасникам судового процесу на підставі судового рішення забезпечується можливість брати участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції у порядку, встановленому законом. Обов'язок забезпечити проведення відеоконференції покладається на суд, який отримав судове рішення про проведення відеоконференції, незалежно від спеціалізації та інстанції суду, який прийняв таке рішення.

2.14. Судочинство і діловодство в суді проводиться державною мовою, громадянам гарантується право на використання в судовому процесі рідної мови, якою вони володіють.

2.15. Судове рішення, яким закінчується розгляд справи в суді, ухвалюється іменем України. Судові рішення, що набрали законної сили, є обов’язковими до виконання всіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими та службовими особами, фізичними і юридичними особами, їх об’єднаннями на всій території України. Невиконання судових рішень тягне за собою відповідальність установлену законом.

2.16. Учасники судового процесу та інші особи у випадках і порядку, встановлених процесуальним законом мають право на апеляційне та касаційне оскарження судового рішення.

2.17. Справи у суді розглядаються суддею одноособово, а у випадках визначених процесуальним законом – колегією суддів, а також за участю присяжних. Суддя, який розглядає справу одноособово, діє як суд.

2.18. У суді функціонує автоматизована система документообігу, персональний склад суду для розгляду конкретної справи визначається автоматизованою системою документообігу за принципом вірогідності розподілу справ під час реєстрації в суді позовних заяв, клопотань та скарг.

2.19. Символами судової влади є державні символи України – Державний Герб України і Державний Прапор України.

2.20.Суддя здійснює правосуддя в мантії та з нагрудним знаком.

2.21. Прийняття та реєстрація документів здійснюється судом протягом робочого часу.  

3.Розподіл обов’язків, узгодження дій між структурними підрозділами апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області

3.1. Організаційне керівництво діяльністю Софіївського районного суду Дніпропетровської області здійснює голова суду.

3.2. Голова Софіївського районного суду Дніпропетровської області:

- представляє суд як орган державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами;

- контролює ефективність діяльності суду в цілому;

- вносить начальникові територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області подання про призначення на посаду керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду та про звільнення їх з посад, а також про застосування до керівника апарату суду, його заступника заохочення або накладення дисциплінарного стягнення відповідно до законодавства;

- повідомляє Вищу кваліфікаційну комісію суддів України та Державну судову адміністрацію України, а також через веб-портал судової влади про вакантні посади суддів у суді у триденний строк з дня їх утворення;

- забезпечує виконання рішень загальних зборів та зборів суддів суду;

- контролює ведення в суді судової статистики та узагальнюючої практики розгляду справ з метою підвищення якості судочинства;

- сприяє виконанню вимог щодо підвищення кваліфікації суддів місцевого суду;

- вносить на розгляд зборів суду пропозиції щодо кількості та персонального складу слідчих суддів;

- з питань, що належать до його адміністративних повноважень, видає накази і розпорядження, на підставі акта про призначення (обрання) суддею чи звільнення судді з посади видає відповідний наказ;

- розпорядча діяльність в суді здійснюється головою суду, якщо головою суду в резолюції вказано керівника апарату суду, це передбачає визначення керівником апарату відповідальної особи за виконання документу. В таких випадках допускається накладення резолюції керівником апарату суду під резолюцією голови суду. 

- здійснює інші повноваження, визначені Законом.

- У разі відсутності голови суду його адміністративні повноваження здійснює суддя суду, який має більший стаж роботи на посаді судді.

3.3. Організаційне забезпечення роботи суду здійснює його апарат, який очолює керівник апарату суду, що призначається на посаду та звільняється з посади наказом начальника  територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за поданням голови суду.

Керівник апарату суду забезпечує організованість та злагодженість у роботі підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду щодо організаційного забезпечення діяльності суду. Свої функціональні обов’язки виконує під керівництвом голови суду, як керівника державного органу та безпосередньо йому підпорядковується (а також виконуючому його обов’язки) і координує свою діяльність з територіальним управлінням державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області. У питаннях організації та застосування методики проведення роботи з управлінням персоналом, державної та патронатної служби керується рекомендаціями Національного агентства з питань державної служби, Національного агентства з питань запобігання корупції, Міністерства праці та соціальної політики України та Пенсійного фонду України.

3.4. Керівник апарату суду:

- несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення суду, суддів та судового процесу, функціонування Єдиної судової інформаційної (автоматизованої) системи, інформує збори суддів про свою діяльність. Збори суддів можуть висловити свою недовіру керівнику апарату суду, що має наслідком звільнення його з посади;

- організовує ведення діловодства в суді відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, забезпечує ознайомлення всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства;

- організовує роботу з управління персоналом апарату суду, контролює стан цієї роботи, а також ведення кадрового діловодства в суді, зокрема щодо добору та прийому на державну службу працівників апарату суду на конкурсній основі з обов’язковим дотриманням вимог законодавства про державну службу;

- призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату суду (державних службовців, працівників патронатної служби (за поданням судді), працівників, які виконують функції з обслуговування, службовців та робітників; застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення, про що видає відповідні накази, а саме: про призначення на посади та звільнення з посад, просування по службі, встановлення рангів державного службовця, надання відпусток, застосування заохочень та накладення дисциплінарних стягнень, проведення оцінювання результатів службової діяльності, а також з адміністративно-господарських питань (відрядження, направлення на підвищення кваліфікації тощо). Керівник апарату суду видає наказ про преміювання працівників апарату суду, працівників патронатної служби(за поданням судді) з обов’язковим погодженням з головою суду;

- організовує складання проектів планів роботи суду, погоджує їх, організовує контроль за ходом їх виконання;

- організовує спільну роботу працівників апарату суду в ході підготовки необхідних матеріалів у разі віднесення питань до компетенції декількох підрозділів, працівників апарату суду;

- здійснює заходи щодо матеріального та соціального забезпечення суддів та працівників апарату суду;

- розробляє штатний розпис суду, визначає структуру апарату суду, яку погоджує з головою суду, та подає на затвердження до територіального управління державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області;

- організовує роботу з навчання та підвищення кваліфікації працівників апарату суду;

         - здійснює інші повноваження з організації роботи апарату суду визначені Законом України «Про судоустрій і статус суддів», Положенням «Про апарат суду», посадовими інструкціями та наказами голови суду  щодо забезпечення діяльності суду.

3.5 Заступник керівника апарату суду призначається на посаду та звільняється з посади наказом начальника  територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області за поданням голови суду.

3.6Заступник керівника апарату суду:

- бере участь в організації діяльності суду, відповідно до визначених керівником апарату суду обов’язків та завдань;

- приймає участь у здійсненні організаційних заходів щодо підготовки оперативних нарад;

- веде збір і узагальнення пропозицій до проекту  плану роботи суду, складає проекти планів роботи суду, контролює виконання відповідних розділів плану роботи суду;

- збирає пропозиції щодо складання номенклатури справ суду та узагальнює їх, за погодженням з керівником апарату формує номенклатуру справ суду та після погодження з відповідними архівними установами подає на затвердження голови суду;

- взаємодіє з територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області, правоохоронними та іншими  державними органами, органами місцевого самоврядування, іншими установами і організаціями з доручених йому завдань;

- вносить керівнику апарату пропозиції з питань управління персоналом, зокрема щодо структури апарату суду, призначення на посади в апарат суду, переведення на інші посади та звільнення з посад, присвоєння рангів державних службовців, заохочення, застосування заходів дисциплінарного впливу тощо;

- очолює конкурсну комісію для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, дисциплінарну комісію за відповідними наказами керівника апарату суду;

- організовує проведення навчань з працівниками апарату суду;

- організовує роботу по наповненню Єдиного державного реєстру судових рішень, веде контроль за повнотою та дотриманням строків направлення копій судових рішень до Реєстру;

- контролює та здійснює організаційні заходи щодо впровадження в роботу суду інформаційних технологій, функціонування автоматизованої системи документообігу, використання засобів Інтернет, виконання завдань з фіксації судових процесів технічними засобами та інше;

- контролює здійснення постійного оновлення інформації на власному офіційному веб-сайті суду у складі веб-порталу «Судова влада України»;

- здійснює інші повноваження передбачені посадовою інструкцією та наказами голови суду і керівника апарату суду.

3.7 Помічник судді Софіївського районного суду Дніпропетровської області:

- вивчає матеріали справи, здійснює підбір законодавства та матеріалів судової практики, необхідних для розгляду судової справи;

- здійснює контроль за своєчасним проведенням експертними установами призначених у справах експертних досліджень, за своєчасним виконанням органами внутрішніх справ постанов судді про примусовий привід, готує нагадування у разі їх невиконання;

- контролює надходження та приєднання до судової справи відповідних матеріалів;

- виконує інші доручення голови суду та судді, що стосується організації розгляду  судових справ.

3.8 Помічник голови суду Софіївського районного суду Дніпропетровської області:

- проводить узагальнення роботи суду з розгляду судових справ (узагальнення судової практики), здійснює підготовку статистичних даних та складання звітів, узагальнень суду про кількість та стан розгляду судових справ усіх категорій;

- бере участь у прийомі громадян головою суду та забезпечує організацію його проведення;

-  за дорученням голови суду готує проекти відповідей на звернення, які надходять на адресу голови суду;

- бере участь у попередній підготовці судових справ до розгляду, за дорученням голови суду готує проекти запитів, листів, іншої документації, пов'язаної із розглядом конкретної справи, проекти судових рішень, інших процесуальних документів, які приймаються головою суду або під його головуванням, виконавчих документів.

3.9 На спеціаліста з питань персоналу Софіївського районного суду Дніпропетровської області покладається:

- реалізація державної політики з питань управління персоналом у Софіївського районному суді Дніпропетровської області;

- добір персоналу до Софіївського районного суду Дніпропетровської області;

- документальне оформлення вступу на державну службу;

- здійснення планування професійного навчання державних службовців Софіївського районного суду Дніпропетровської області;

- ведення встановленої звітно-облікової документації, підготовка державної статистичної звітності з кадрових питань;

- обчислення стажу роботи та державної служби;

- здійснення контролю за встановлення надбавок за вислугу років;

- проведення іншої роботи, пов’язаної із застосуванням законодавства про працю та державну службу.

3.10. Організація діяльності та забезпечення належної роботи канцелярії Софіївського районного суду Дніпропетровської області покладається на старшого секретаря суду.

3.11. Старший секретар здійснює:

- розподіл обов’язків між працівниками канцелярії суду, контролює виконання ними функціональних обов’язків;

-  розподіл кореспонденції, що надійшла до суду;

- здійснює контроль та підготовку судових справ із скаргами, поданнями для надіслання до судів вищих інстанцій;

- здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду, та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку;

- інші передбачені законом повноваження.

3.12. На секретаря судового засідання покладається:

- виклик учасників судового процесу і свідків;

- складання і вивішування списків справ, призначених до розгляду в судовому засіданні;

- перевірка явки осіб, які викликались в судове засідання, та зазначення у повістках часу перебування їх у суді;

- ведення протоколів розпорядчих і судових засідань;

- оформлення справ після їх розгляду;

- ведення журналу судових засідань;

- виконує інші доручення голови суду, судді, керівника апарату суду інші передбачені законом повноваження.

3.13. На архіваріуса покладається:

- ведення архіву;

- видача копій судових документів по справах, що знаходяться в архіві;

- підготовка графіку передачі справ до архіву, знищення справ;

- облік та забезпечення належного зберігання архівних справ;

- виконання іншої роботи за дорученням голови суду, керівника апарату суду та старшого секретаря.

3.14. На судового розпорядника покладається:

- забезпечення додержання порядку в залі судового засідання та в приміщенні суду;

- виконання розпоряджень головуючих щодо порушників в судовому засіданні, складання відповідного протоколу, у разі необхідності, виклик працівників міліції для забезпечення порядку в залі судового засідання та в приміщенні суду;

- контроль за своєчасною доставкою в суд конвойною службою осіб, які перебувають під вартою, та своєчасним виготовленням і врученням конвойній службі необхідних документів;

- виконання інших розпоряджень головуючого, доручення голови суду та керівника апарату суду щодо забезпечення належних умов для проведення судового засідання.

3.15 Головний спеціаліст Софіївського районного суду Дніпропетровської області:

- організація впровадження в роботі комп’ютерних технологій;

- забезпечення введення в експлуатацію, встановлення, обслуговування комп’ютерної техніки;

- забезпечення доступу користувачів до внутрішніх інформаційних ресурсів;

- надавання практичної та методичної допомоги суддям і працівникам апарату суду з питань роботи та використання комп’ютерної техніки, периферійного обладнання, оргтехніки та програмного забезпечення, що знаходяться на балансі суду.

3.16 Розподіл обов’язків між працівниками апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області повинен забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов’язані із здійсненням правосуддя.

     4.Планування та організація роботи Софіївського районного суду Дніпропетровської області

4.1. Планування роботи суду за основними напрямками діяльності є одним із найважливіших чинників організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до піврічного плану роботи.

4.2. Планування роботи суду здійснюється шляхом складання плану роботи на півріччя, в який включаються  загальні заходи для всього суду, заходи, які здійснюються апаратом суду та окремими посадовими особами суду (індивідуальні плани роботи), а також зміни та доповнення в планових завданнях. 

4.3. Узагальнення пропозицій щодо плану роботи і підготовка проекту плану роботи суду здійснюється  заступником керівника апарату суду.

4.4. Погоджені керівником апарату пропозиції до проекту плану подаються голові суду керівником апарату суду не пізніше як за 15 днів до початку півріччя.

4.5. План роботи включає основні напрямки роботи суду:

- організаційна робота (проведення оперативних нарад, зборів, перевірок, семінарів, навчань, робота з архівом, із зверненнями громадян, із систематизації законодавства та інше);

- вивчення та узагальнення судової практики (аналізи стану оперативності розгляду справ, узагальнення практики розгляду справ по категоріям, підбиття піврічних та річних підсумків роботи суду та інше);

- контроль за своєчасністю, правильністю та повнотою виконання судових рішень та виконавчих документів;

- робота з кадрами.

4.6. У плані роботи визначається:

- перелік завдань (заходів), що повинні бути виконані;

- відповідальні за виконання завдань (заходів);

- строки виконання завдань (заходів), проведення оцінки та підготовки звітності.

         4.7. Організація складання плану роботи суду покладається на керівника апарату суду.

4.8. План роботи суду обговорюється на загальних зборах суддів та працівників апарату суду і затверджується головою суду. Всі працівники суду ознайомлюються з планом роботи під розписку.

4.9. Контроль за виконанням плану роботи здійснюється безпосередньо керівником апарату суду. Відповідальність за виконання планів роботи несуть безпосередні виконавці  працівники апарату суду.

4.10. Копії планів роботи Софіївського районного суду Дніпропетровської області надсилаються до територіального управління державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області до початку звітного періоду.

 5.Підготовка і проведення зборів суддів, загальних зборів та нарад Софіївського районного суду Дніпропетровської області

5.1. Порядок проведення зборів суддів та загальних зборів колективу суду визначається Положенням про збори суддів Софіївського районного суду Дніпропетровської області, що затверджується рішенням зборів суддів.

5.2. Збори скликаються за пропозицією голови суду або на вимогу не менш як третини від загальної (фактичної) кількості суддів суду у разі  потреби, але не рідше одного разу на три місяці.

5.3.  Наради скликаються за пропозицією голови суду або керівника апарату суду і  проводяться у міру потреби.

5.4. Наради, що скликаються за пропозицією голови суду, є оперативними нарадами (проводяться в особливих випадках).

5.5. Наради що скликаються за пропозицією керівника апарату суду розподіляються на:

- планові (апаратні) (проводяться згідно з планами роботи);

- оперативні (проводяться поза планом роботи та в особливих випадках).

5.6. Організацію проведення нарад здійснює спеціаліст з питань персоналу  та заступник керівника апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області, або особи, що виконують їх обов’язки.

5.7. Рішення, прийняті на нарадах, оформляються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами, які веде спеціаліст з питань персоналу або заступник керівника апарату суду. Протоколи підписуються головуючим та особою, якій доручено вести протокол і доводяться до відома колективу суду. 

6. Розпорядок та внутрішній режим роботи Софіївського районного суду Дніпропетровської області

6.1.Тривалість робочого часу для суддів і працівників апарату суду визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законами України «Про судоустрій і статус суддів» і «Про державну службу», а також Правилами внутрішнього службового розпорядку і цим Регламентом.

6.2. Для суддів та працівників апарату суду встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота та неділя).

6.3. Тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).

6.4.   Час початку і закінчення щоденної роботи суддів та працівників апарату суду визначається Правилами внутрішнього службового  розпорядку суддів та працівників апарату суду,  Регламентом роботи.

В Софіївському районному суді Дніпропетровської області встановлено такий розпорядок роботи:

–     з понеділка по п'ятницю з 8:30 год. до 17:00 год.;

–     обідня перерва триває  з 12:00 год. до 12:30 год.

6.5. Працівники суду використовують час перерви на свій розсуд, на цей час вони можуть відлучатися з місця роботи.

6.6.Відповідно до ст. 73 Кодексу законів про працю України напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.

6.7. У випадках, передбачених статтею 56 Кодексу законів про працю України, окремим працівникам на їх прохання може встановлюватися неповний робочий день чи тиждень з оплатою праці пропорційно відпрацьованому ними часу.

6.8.   Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники апарату суду зобов'язані на підставі відповідного розпорядження, наказу голови суду чи  керівника апарату суду з'явитися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота в які компенсується згідно з чинним трудовим законодавством України.

6.9. Ведення обліку робочого часу в суді забезпечується заступником керівника апарату через табель обліку використання робочого часу.

6.10. Табель обліку використання робочого часу підписується працівником, відповідальним за його складання та у визначений термін надається до територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області.

6.11. Перебування у робочий час суддів та працівників апарату суду за межами приміщення  суду попередньо погоджується з головою суду чи керівником апарату суду.

6.12. Детальні положення даного розділу регулюються Правилами  внутрішнього службового розпорядку погодженими на загальних зборах колективу суду.

 

7.Організація кадрової роботи в Софіївському районному суді Дніпропетровської області

7.1. У роботі з кадрами Софіївський районний суд Дніпропетровської області керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами, розпорядженнями та вказівками Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області та цим Регламентом.

7.2.Контроль за організацію роботи з кадрами здійснюється керівником апарату суду.

7.3. Ведення кадрового діловодства в суді здійснюється заступником керівника апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

7.4.Працівники апарату суду приймаються і звільняються з посад наказом керівника апарату суду.

7.5. Порядок прийняття та звільнення помічників суддів регулюється Положенням «Про помічника судді суду загальної юрисдикції». Судді самостійно здійснюють добір помічників. Помічник судді призначається на посаду за поданням судді на час виконання суддею повноважень судді відповідного суду.

7.6.Прийняття на роботу службовців та технічних працівників здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

7.7.Прийняття кандидатів на державну службу в апарат суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено чинним законодавством України.

7.8. Порядок призначення та звільнення керівника апарату суду та його заступника регулюється Законом України «Про судоустрій і статус суддів», Положеннями про апарат суду та його структурні підрозділи і цим Регламентом.

7.9. Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті суду регламентується відповідно до «Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби» затвердженого Постановою КМУ № 246 від 25.03.2016 року.

7.10.  Правові та організаційні засади проведення конкурсу на зайняття посад державної служби регулюються «Порядком проведення конкурсу на зайняття посад державної служби в апараті Софіївського районного суду Дніпропетровської області», який затверджується наказом керівника апарату суду.

7.11. Для проведення відбору кандидатів на зайняття посад державної служби в апараті суду наказом ДСА України утворюється конкурсна комісія у складі голови, адміністратора і членів комісії.

Рішення про проведення конкурсу приймається керівником апарату за наявності вакантної посади державного службовця.

Вакантні посади державної служби, на які протягом одного року не оголошено конкурс, підлягають скороченню.

7.12.Рішення про призначення на посаду державної служби приймається після закінчення строку оскарження результатів конкурсу, а в разі оскарження результатів конкурсу - після прийняття рішення за скаргою суб’єктом розгляду скарги (органом, уповноваженим на розгляд скарги), але не пізніше 30 календарних днів після оприлюднення інформації про переможця конкурсу, якщо інше не передбачено законом. Таке рішення приймається на підставі протоколу засідання конкурсної комісії.

7.13.При призначенні особи на посаду державної служби вперше, встановлення випробування є обов’язковим. Випробування при призначенні на посаду державної служби встановлюється строком до шести місяців.

7.14. Керівник апарату має право звільнити державного службовця з посади до закінчення строку випробування у разі встановлення невідповідності державного службовця займаній посаді на підставі пункту 2 частини першої статті 87 цього Закону. Керівник апарату попереджає державного службовця про звільнення у письмовій формі не пізніш як за сім календарних днів із зазначенням підстав невідповідності займаній посаді.

7.15. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей осіб, які претендують на посади державних службовців, може проводитися в установленому порядку стажування терміном до двох місяців.

7.16.Особи, які вперше призначаються на державну службу, приймають Присягу державного службовця з одночасним присвоєнням відповідного рангу (якщо не встановлено випробувальний термін).

7.17.Присвоєння рангів державним службовцям апарату суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» та           «Порядку присвоєння рангів державних службовців», затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 306 від 20.04.2016 року.

         7.18.Результати службової діяльності державних службовців щороку підлягають оцінюванню для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування їхньої кар’єри, виявлення потреби у професійному навчанні.

7.19.Оцінювання результатів службової діяльності державних службовців, здійснюється керівником апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області, а керівника та заступника керівника апарату безпосередньо головою Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

7.20.Державного службовця Софіївського районного суду Дніпропетровської області ознайомлюють з результатами оцінювання його службової діяльності під підпис протягом трьох календарних днів після проведення оцінювання.

Висновок щодо результатів оцінювання службової діяльності затверджується наказом (розпорядженням) керівника апарату суду.

7.21.Оцінювання результатів службової діяльності державних службовців проводиться відповідно до Типового порядку проведення  оцінювання результатів службової діяльності  державних службовців затвердженого Кабінетом Міністрів України.

7.22.Державним службовцям створюються умови для підвищення рівня професійної компетентності шляхом професійного навчання, яке проводиться постійно.

7.23.Для підвищення кваліфікаційного рівня працівників апарату суду та суддів організовуються та проводяться семінарські навчання і навчання з підвищення кваліфікації.

7.24.  Основними видами підвищення кваліфікації є:

- навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців (системне підвищення кваліфікації);

-   систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

-   тематичні постійно діючі семінари;

-   тематичні короткотермінові семінари.

7.25. Системне підвищення фахової кваліфікації судді та працівників апарату здійснює Національна школа суддів України та його регіональні відділення на підставі графіку погодженого з територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Дніпропетровській області - не рідше одного разу на три роки.

7.26. Порядок надання відпусток суддям та працівникам апарату суду регламентується Законами України «Про відпустки», «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», КЗпП України, «Правил внутрішнього службового розпорядку Софіївського районного суду Дніпропетровської області».

7.27. Черговість надання відпусток визначається графіком, який  затверджується головою суду на кожен календарний рік не пізніше 15 січня та доводиться до відома всіх працівників апарату.

7.28. За рішенням голови суду (щодо суддів) чи керівника апарату суду (щодо працівників апарату), у разі службової необхідності судді, державні службовці і службовці апарату суду можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки, про що видається відповідний наказ.

7.29. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює заступник керівника апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

7.30. Оформлення службових відряджень для суддів та працівників апарату суду здійснюються на підставі відповідного наказу. Підставою для підготовки наказу  про службове відрядження є лист з інформацією про відрядження та позитивною резолюцією голови суду чи керівника апарату суду.

7.31. В наказі про відрядження зазначається назва населеного пункту, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.

8.Організація роботи з документами Софіївського районного суду Дніпропетровської області

8.1.    Загальні положення.

8.1.1. Організація роботи з документами в апараті суду здійснюється на підставі вимог ДСТУ 4163-2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів) затверджених наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 року № 55, згідно порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки  Крим та Вищому спеціалізовану суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Положення про автоматизовану систему документообігу загальних судів та у відповідності до інших нормативно-правових актів України і внутрішніх Положень, розпоряджень адміністрації суду.

8.1.2. Робота із документами з грифом «для службового користування» покладається на підрозділ або відповідального працівника апарату суду, який має право працювати з документами з грифом «для службового користування», та здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання та використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998р. № 1893, та вимог Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міста Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки  Крим та Вищому спеціалізовану суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ.

8.1.3. Контроль за ефективністю діяльності апарату суду здійснюється головою суду.

8.1.4.Відповідальність за стан та організаційне забезпечення діловодства в Софіївському районному суді Дніпропетровської області покладається на керівника апарату суду, а в разі його відсутності – на заступника керівника апарату суду, або особу, яка виконує його обов’язки.

8.1.5. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації,

підприємства, установи чи посадовій особі.

У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

8.1.6.Організація діловодства та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами у підрозділах апарату суду покладаються на керівників цих підрозділів.

8.1.7. В апараті суду визначається особа, відповідальна за ведення діловодства, яка забезпечує облік і проходження документів у строки, що передбачені чинним законодавством або самим документом; звітує перед керівництвом про стан виконання документів.

При звільненні працівника, а також на період його відпустки, відрядження, тривалої хвороби тощо всі невиконані документи передаються

для виконання особі, яка його заміщує, або за дорученням керівника апарату

– іншому працівникові з відміткою про передачу (із зазначенням дати) у відповідному журналі автоматизованої системи документообігу суду.

         8.1.8. Усі працівники суду є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них, крім випадків,передбачених законодавством.

Про втрату документа невідкладно доповідається керівникові, складається акт у трьох примірниках, один з яких передається керівникові апарату, другий – службі діловодства для відповідного реагування в установленому порядку, третій примірник залишається у керівника відповідного підрозділу.

8.2.Порядок опрацювання вхідної кореспонденції.

8.2.1.Уся вхідна кореспонденція підлягає реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду відповідно до Положення про автоматизованої системи документообігу суду.

Кожний вхідний документ реєструється в суді лише один раз.

У разі передачі документа з одного структурного підрозділу до іншого

про це робиться відповідна відмітка в автоматизованій системі документообігу суду.

8.2.2. За зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії працівник апарату суду, який прийняв документ,

проставляє під текстом (а в разі відсутності такої можливості – на іншому вільному місці) штамп суду (реєстраційну позначку – штрих-код) із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

         8.2.3. Конверти (пакети), в яких надходять документи, приєднуються до

одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, або якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий додається до вхідних документів.

У разі надходження забруднених чи пошкоджених документів, зміст та реквізити яких неможливо встановити, працівниками канцелярії (у складі не менше трьох осіб) складається акт у двох екземплярах, один примірник якого направляється відправнику разом із документами без їх реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду.

8.2.4. Реєстрація процесуальних та непроцесуальних документів здійснюється шляхом внесення до автоматизованої системи документообігу суду інформації та даних, передбачених Положенням про автоматизовану систему документообігу суду  та іншими нормативно-правовими актами.

У разі реєстрації непроцесуальних документів до автоматизованої системи документообігу суду вносяться дані про термін виконання, якщо такий установлено документом або законодавством.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення

суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

         8.2.5. На першому аркуші вхідного документа у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп (реєстраційна позначка), в якому зазначаються дата реєстрації, реєстраційний

номер (та за необхідності – найменування суду) і підпис особи, яка здійснила

реєстрацію документа, а в разі необхідності – і час подання документа.

8.2.6. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який

формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Номер справи має наступний формат: код суду/порядковий номер в цьому році/рік реєстрації.

         8.2.7. Документи, що надійшли до суду, виносити за його межі категорично забороняється, крім направлення їх до іншого суду або іншого органу у випадках, визначених законом.

         8.2.8. Внутрішнє листування у межах суду може здійснюватися в електронній формі.

         8.3. Порядок передачі процесуальних документів і судових справ для розгляду.

         8.3.1. Справи, скарги, інші передбачені процесуальним законодавством

України процесуальні документи реєструються в автоматизованій систему документообігу суду у день надходження та опрацьовуються відповідальним працівником.

         8.3.2. На кожен процесуальний документ, що може бути предметом судового розгляду та надійшов до суду вперше, відповідальний працівник на підставі інформації, що міститься в реєстраційній картці, заводить обліково-статистичну картку та автоматично формують номер провадження у суді, який складається з індексу, порядкового номера, літерного індексу та двох останніх цифр поточного року.

         8.3.3.Внесення інформації до обліково-статистичної картки здійснюється відповідальним працівником  суду відповідно до його функціональних обов’язків.

         8.3.4.Після завершення автоматичного розподілу судових справ (матеріалів) формуються та роздруковуються реєстри судових справ і матеріалів на кожного суддю окремо. Справи передаються судді для розгляду під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

         8.3.5. Повторний автоматичний розподіл судових справ здійснюється в порядку, встановленому Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, з урахуванням особливостей автоматизованого розподілу документів, затверджених рішенням зборів суддів.

         8.4. Передача та виконання не процесуальних документів.

         8.4.1.Передача кореспонденції на розгляд керівництву суду забезпечується старшим секретарем невідкладно або наступного робочого дня, у разі надходження документів у неробочий час засобами факсимільного зв’язку чи електронною поштою.

         8.4.2. Після вивчення не процесуального документа керівництвом суду накладається резолюція та передається старшому секретареві для внесення змісту резолюції до автоматизованої системи документообігу суду.

         8.4.3.Строки виконання документа виконавцями визначаються в резолюції.

         8.4.4. Відповідальний за виконання у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати усі невиконані документи іншому працівникові, визначеному керівництвом суду, із внесенням до автоматизованої системи документообігу суду відповідної відмітки про передачу документів, які перебувають на контролі, іншому виконавцеві.

         8.5.Контроль за виконанням документів. Строки виконання документів.

         8.5.1.Контроль за виконанням документів у суді здійснюється керівником апарату суду.

8.5.2. Контроль за виконанням наказів суду здійснюється посадовою особою визначеною в самому наказі: якщо в наказі не визначено особу, контроль здійснюється керівником, який видав наказ.

8.5.3.Відповідальність за своєчасне та якісне виконання доручень керівника несуть посадові особи, яким зазначені доручення надані.

8.5.4.Відповідальність за виконання доручень відповідно до резолюції керівника на вхідній кореспонденції несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена його головним виконавцем. Головним виконавцем є особа, зазначена в переліку першою.

8.5.5. Контролю підлягають зареєстровані документи (крім процесуальних), якими встановлено завдання (міститься вимога, надано доручення).

Строки та контроль за виконанням процесуальних документів встановлюються відповідно до законодавства.

         8.5.6.Перебіг строку виконання документа, взятого на контроль, починається з дня, наступного за днем його реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. Строк виконання документа обчислюється в календарних днях.

Якщо закінчення строку виконання документа припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, останнім днем строку є останній перед ним робочий день для документів, строк розгляду яких установлений чинним законодавством, або перший після нього робочий день – для документів, відносно яких такий строк чинним законодавством не встановлений. Строки виконання документів можуть зазначатися в тексті документа або резолюції.

         8.5.7. Днем виконання контрольного документа (завдання) вважається день реєстрації у суді вихідних документів про виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованих установ і осіб або іншого підтвердження виконання.

         8.6.Оформлення організаційно-розпорядчих та внутрішніх документів суду.

         8.6.1. Софіївський районний суд Дніпропетровської області здійснює свої функції та повноваження в межах своєї компетенції, визначеної Законом України «Про судоустрій і статус суддів».

8.6.2.Розпорядча діяльність в суді здійснюється головою суду та керівником апарату суду, які у межах своєї компетенції на основі і у відповідності до законодавства видають накази, розпорядження, доручення, затверджують положення, правила, інструкції, що є обов‘язковими до виконання усіма суддями та працівниками апарату суду.

8.6.3.Накази, інші розпорядчі документи друкуються на спеціальних бланках та повинні відповідати вимогам Національного стандарту України     «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003» затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 року № 55.

8.6.4. Наказ або інший розпорядчий документ набуває чинності з дня його підписання, якщо інше не встановлене самим документом.

8.6.5. Усі накази та розпорядження реєструються в журналі реєстрації наказів, розпоряджень.

8.6.6.  Накази розподіляються за окремими групами:

- з основної діяльності;

         - з адміністративно-господарських питань;

- з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, застосування стягнення тощо);

-  про відпустки.

      8.6.7.Ознайомлення з наказами забезпечує заступник керівника апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

8.6.8.Скасування, зміна раніше виданих наказів, окремих доручень погоджується із відповідними посадовими особами суду з якими погоджувалися  документи, що скасовуються чи змінюються. Зміни до наказів суду вносяться тільки наказами.

8.6.9. Положення про апарат суду розробляється керівником апарату і є відомчим нормативно – правовим актом, який погоджується на загальних зборах колективу суду та затверджується рішенням зборів суддів Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

8.6.10. В Положенні повинні бути визначені і конкретизовані головні завдання та функції апарату, права і відповідальність керівника,  його заступника та працівників, взаємовідносини з іншими  службами, посадовими особами та суддями суду.

8.6.11. Положення про апарат суду повинно включати такі розділи:

1. Загальні положення;
2. Основні  функції апарату суду;
3. Керівник апарату суду;

         4.Працівники апарату суду.

8.6.12. Положення переглядається у разі зміни назви або організаційної структури підрозділу, при доповненні завдань, функцій, прав, обов’язків, відповідальності працівників апарату суду та в інших випадках.

8.6.13. Посадові інструкції працівників розробляються згідно вимог, що ставляться до певної посадової особи та розподілу обов’язків між працівниками апарату суду відповідно до встановлених законодавством вимог і затверджуються керівником апарату суду.

8.7. Порядок підготовки та надсилання вихідної кореспонденції суду.

8.7.1.Уся вихідна кореспонденція Софіївського районного суду Дніпропетровської області приймається, перевіряється і відправляється поштою, телеграфним зв’язком, факсом чи за допомогою інших засобів, які забезпечують фіксацію повідомлення про відправлення, або передається кур’єром Софіївського районного суду Дніпропетровської області після її реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду  відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

8.7.2.  Відповідно до статей 145, 146, 147 Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого рішенням Ради суддів України від 22 жовтня 2010 року № 12, рішення Ради суддів України від 29 лютого 2008 року № 38 щодо створення Єдиної судової інформаційної системи, та з метою забезпечення своєчасного отримання учасниками судового процесу повісток, повідомлень та інших документів під час розгляду судових справ, наказу ДСА України № 72 від 31.05.2013 року "Про реалізацію проекту щодо обміну електронними документами між судом та учасниками судового процесу" в Софіївському районному суді запроваджено  реалізацію щодо надсилання судом електронних документів учасникам судового процесу. А саме: обмін електронними документами між судом та учасниками судового процесу із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду.

8.7.3. Не допускається відправлення або передача документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду. Для кожного документа автоматично формується черговий порядковий вихідний номер.

Вихідний номер в листуванні, що стосується судових справ, повинен містити: номер, що сформований автоматизованою системою, та через дріб – номер провадження. Вихідний номер у листуванні, що стосується інших документів, повинен мати такий формат: номер, що сформований автоматизованою системою, через дріб – номер номенклатурної справи суду, через дріб – рік.

         8.7.4. Вихідні процесуальні документи виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

         8.7.5. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, може здійснюватися між судами, Державною судовою адміністрацією України та її територіальними управліннями, підприємствами, установами та організаціями, створеними Державною судовою адміністрацією України, за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.

         8.8. Складення номенклатури справ суду. Формування у справи не процесуальних документів.

         8.8.1. Номенклатура справ є обов’язковим для Софіївського районного суду Дніпропетровської області інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

         8.8.2. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду (далі – ЕК) та погодження експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) відповідного державного архіву.

Номенклатура справ підлягає погодженню з архівним відділом Софіївської районної державної адміністрації один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін, пов’язаних із діловодством суду.

8.8.3.За складання номенклатури справ суду відповідає заступник керівника апарату суду. За ведення номенклатури справ суду відповідає старший секретар суду.

8.8.4.Номенклатура справ Софіївського районного суду Дніпропетровської області  складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких має бути гриф погодження з архівним відділом Софіївської районної державної адміністрації. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ суду зберігається у службі діловодства, другий – використовується службою діловодства як робочий, третій – передається до архіву суду для контролю за  формуванням справ; четвертий – надсилається до архівного відділу Софіївської районної державної адміністрації.

Структурні підрозділи апарату суду використовують у роботі витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ суду.

         8.8.5.Номенклатура справ Софіївського районного суду Дніпропетровської області щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду не пізніше 15 грудня поточного року, уводиться в дію з 1 січня наступного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

         8.8.6.Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

        

9. Організація розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян в суді

9.1. У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян Софіївський районний суд Дніпропетровської області керується Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" від 07 лютого 2008 року №109/2008, Постановою Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" від 14 квітня 1997 року №348,  іншими нормативно-правовими актами, внутрішніми наказами та цим Регламентом.

9.2. Суд організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян - пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг. Організація та контроль проходження звернень громадян покладається за резолюцією голови суду..

9.3.  Письмові звернення громадян, що надійшли до суду, реєструються канцелярією суду.

9.4. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються  головою суду, керівником апарату суду в межах його компетенції. Відповіді на звернення громадян готуються відповідальними особами суду, які призначаються наказом (резолюцією) голови суду чи керівника апарату суду.

9.5. Якщо викладені у зверненні питання не входять до компетенції суду, то таке звернення в термін не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

9.6. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

      Софіївським районним судом Дніпропетровської області не розглядаються повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

       Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає голова суду, керівник апарату суду в межах його компетенції, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

9.7. Звернення, крім тих, для яких встановлений інший порядок розгляду, розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, голова суду або керівник апарату суду встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються та підписуються головою суду.

9.8. Звернення громадян, що надійшли до суду з територіального управління державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області, райдержадміністрації, вищих органів виконавчої та законодавчої влади, вирішуються у терміни, визначені цими органами. Якщо терміни виконання у дорученні не визначено, надіслане звернення громадян вирішується на загальних підставах.

9.9. Якщо наведені у зверненні факти підтвердилися, у довідках про їх перевірку зазначаються вжиті заходи або пропозиції щодо недопущення їх у подальшому.

9.10. Відповіді про результати розгляду звернень громадян підписуються головою суду.

9.11. Відповідальний за роботу зі зверненнями громадян працівник суду забезпечує ведення діловодства за зверненнями громадян. Організовує ведення прийому громадян керівництвом суду, сприяє усунення порушень, виявлених під час розгляду звернень громадян. Веде аналітичну роботу з розгляду звернень громадян.

9.12. Особистий прийом громадян проводиться згідно з графіком, який затверджується головою суду, розміщується на інформаційному стенді суду та веб-сторінці суду. Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про дні та години прийому.

9.13. Облік особистого прийому громадян ведеться відповідальною особою в журналі реєстрації прийому громадян головою суду та керівником апарату суду.

9.14.  У тих випадках, коли для вирішення поставлених питань необхідно провести спеціальну перевірку, одержати додаткові матеріали або вжити інших заходів, громадяни повинні залишити письмове звернення.

9.15.  Реєстрація та облік письмових звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому проводиться відповідно до встановленого порядку. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина. Письмові відповіді надаються за підписом особи, яка проводила особистий прийом.

9.16. Контроль за дотриманням термінів виконання прийнятих під час особистого прийому рішень здійснюється головою суду та керівником апарату суду в межах його компетенції.

 

10.Порядок складання статистичної звітності  та аналізування роботи суду 

10.1 Організаційне забезпечення ведення судової статистики та контроль за своєчасним виконанням у суді здійснює керівник апарату суду.

         10.2.  У суді складаються квартальні, піврічні та річні статистичні звіти про роботу суду з розгляду кримінальних проваджень, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення.

10.3.  Статистичні звіти складаються за формами, затвердженими наказами Державної судової адміністрації України, які зареєстровано в Міністерстві юстиції України. Всі форми звітів погоджено з Держкомстатом України.

10.4.  Планові та позапланові узагальнення про роботу суду, за дорученням вищих судових органів, територіального управління ДСА України  у Дніпропетровській  області, виконуються згідно резолюції голови суду суддями та помічниками суддів або за вказівкою голови суду, керівника апарату суду іншими визначеними посадовими особами суду у визначені терміни.

10.5.  Відповідальність за складання статистичних звітів покладається на визначених наказом керівника апарату суду працівників апарату суду.

 

11.Порядок зберігання і використання печаток і штампів

 

11.1. Збереження справ та матеріальних цінностей суду забезпечує керівник апарату суду. Контроль за збереженням здійснює матеріально-відповідальна особа суду – заступником керівника апарату Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

11.2.   Зберігання та використання печаток і штампів суду забезпечує старший секретар суду.

11.3. Порядок використання, зберігання, знищення гербової печатки та інших печаток і штампів суду, а також посадові особи, відповідальні за їх використання, зберігання, знищення, визначаються наказом голови Софіївського районного суду Дніпропетровської області.

11.4.  Всі печатки і штампи, які використовуються в суді, реєструються в Журналі обліку печаток і штампів суду.

11.5.Гербова печатка суду ставиться на документах у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, накази, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської статистичної звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством, тощо).

         11.6. Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, або на окремо виділеному для цього місці з позначкою "МП".    

12.Підготовка документів для подальшого зберігання та використання 

12.1.Підготовка документів для подальшого зберігання передбачає передачу справ до архіву суду і здійснюється безпосередньо секретарями суду, згідно Посадової інструкції.

12.2.Передавання судових справ та документації на зберігання здійснюється відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України № 168 від 15 грудня 2011 року.

12.3.Відповідальність за ведення архівної справи покладено на архіваріуса Софіївського районного суду Дніпропетровської області.